När det är dags att installera nya IT-system bör det finnas en tydlig IT-strategi som visar vilka IT-system som ska användas, hur de ska användas och varför de ska användas. Att installera nya IT-system kräver att man har en stor förståelse för hur IT-teknik kan användas men också ett stor kunskap om företagets arbetsprocesser så att tekniken stödjer medarbetarnas arbetssätt och metodiker.
De största vinsterna med att installera nya IT-system är att administrationen kommer att bli minimal. Mycket av arbetet med att registrera information kan läggas ut på kunderna men också automatiseras. Exempelvis ska det räcka med att lägga in en persons personnummer så ska uppgifter om adress, inkomst, kreditvärdighet och annat som är relevant automatiskt hämtas in till systemet.
Automatiska processer
Om kunder ska kunna beställa på nätet görs automatiska kreditupplysningar där all information hämtas in till systemet. Det innebär att säljavdelningen sedan bara behöve
r godkänna köpet, under förutsättning att det sker på kredit. Om kunden betalar direkt på nätet i samband med försäljningen hamnar istället beställningen direkt hos den som distribuerar produkterna till kunderna.
Nya IT-system bör vara integrerade med varandra. En beställning på hemsidan ska omgående uppdatera och generera en faktura i fakturasystemet. Transaktionerna i båda systemen ska också skicka information direkt till bokföringen så att det inte krävs manuella registreringar. Integrerade system innebär en stor effektivisering men också att företaget kan få fram bra rapporter för framtida affärer och statistik för redan gjorda affärer.
För att kunna vara ett konkurrentkraftig företag idag krävs det att företaget använder den senaste IT-tekniken på marknaden och även att de använder den på rätt sätt. Det leder till betydande effektiviseringar och att företaget kan nå ut till en större kundkrets.