För att få till ett lyckat IT-projekt behövs det teknisk kompetens, givetvis, men det behövs också god kommunikation. Det behövs kommunikation inom projektet mellan projektdeltagare, kommunikation med andra närliggande systemägare och projekt, samt kommunikation med ledning och styrgruppen. Att kommunicera kan vara svårt men om du bara planerar tillräckligt kommer det att gå bra.
Ha digitala system
För internkommunikationen i ett projekt är det bra att ha färdiga och kända digitala system på plats. Ett bra sådant är Microsofts Viva Engage som är en del av Office 365. Med Viva Engage kan ni skicka korta meddelanden till varandra eller bygga communities för olika delar av projektet. Det är också ett bra sätt för projektledaren att få direkt insyn i projektets framfart och fånga upp eventuella problem.
Planera mötena
Hur ofta ska ni ha möten i olika konstellationer? Genom att planera detta blir det förutsägbart för alla. Ni kan minska ner mängden dåliga möten och fokusera på de som är bra. Detta oavsett om det är dagliga avstämningar eller veckomöten. Se till att hitta en modell som passar just ert projekt.
Glöm inte dokumentationen
En form av kommunikation som inte kan underskattas i ett projekt är att dokumentera beslut och framsteg. Se till att göra det här på ett tydligt sätt som är åtkomligt för alla. Även om inte den enskilde projektmedarbetaren är med på ett styrgruppsmöte är det ändå bra om han eller hon får ta del av protokollet. Genom att tidigt bestämma mötesstrukturer och dokumentera beslutet minskar risken för att någon senare ska tycka att det är för många möten.