Integrera företagets IT-system

För företag som säljer produkter eller varor finns det stora vinster med att integrera hela kedjan av IT-system, från order, leverans, försäljning, marknadsföring, e-butik och kundregister till bokföring. Det innebär att de händelser som registreras i ett av systemen automatiskt kan hämtas upp av de andra IT-systemen som är beroende av dessa uppgifter. Det gör att medarbetarna slipper dubbelregistrera information och istället kan fokusera på företagets kärnverksamhet.

För att få fullt fungerade IT-system som kommunicerar med varandra krävs det en tydlig IT-strategi där företaget har en tydlig plan med sina IT-system. Det krävs också att medarbetarna är utbildade i systemen och också har en förståelse för systemprocesserna. Integrerade IT-system kan ge enorma vinster om systemen används på rätt sätt.

Produkt- och leveranssystem

I ett produkt- och leveranssystem ska företagets alla produkter registreras. Det behövs information om produkten och pris. Om produkten ska säljas på nätet behövs också en bild på produkten så att kunderna kan se hur produkten ser ut innan de köper den. I systemet registreras också antal produkter som finns på lager och om produkten är en beställningsvara.

När kunder beställer produkter registrerar företaget det i leveranssystemet. Då får företaget en ordersedel för köpet samtidigt som systemet uppdateras med antal faktiska produkter i lager. Kundens personuppgifter registreras samtidigt och ger därmed underlag för en faktura eller en kontantnota.

Om företaget säljer produkter på nätet kommer kundens uppgifter och beställningen att registreras automatiskt av kunden och sedan sparas i leveranssystemet. Om företaget tillåter kontantbetalning direkt på nätet kommer det att skapas ett kvitto för beställningen samtidigt som underlag skapas för faktureringssystemet och bokföringen.

Ekonomisystem

Företagets ekonomisystem är det viktigaste IT-systemet. Om systemen inte är uppdaterade eller om det saknas data kan det i sin tur innebära stora problem för företaget. Därför är det viktigt att alltid registrera affärer och bokföring löpande, vilket sker automatiskt om företaget integrerar sina IT-system. Till ekonomisystemen hör fakturasystem, lönesystem, leverantörsreskontra och bokföring. Uppgifter för dessa ekonomisystem kommer bland annat från försäljningssystemet men också andra IT-system som hanterar beställningar, leveranser eller inköp.

Genom företagets ekonomisystem går det också att göra anslutningar till externa IT-system som exempelvis banken. Då kan företaget skicka filer med betalningsuppdrag till banken men också ta emot filer för att pricka av betalningar i kundreskontran. Om företaget har mycket indrivningsärenden går det också att skicka och ta emot filer från Kronofogden. Det gör att mycket av det tunga arbetet med att registrera uppgifter blir automatiserat istället, vilket innebär att ekonomiavdelningen blir än mer effektiv.

Det finns många förbättringar som kan göras för att effektivisera ett företags IT-struktur. Det handlar främst om att ha en bra IT-strategi där IT-systemen blir till större hjälp istället för en börda för de som måste registrera uppgifterna.